আর্কাইভ বা ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে যোগ করার আগে অনলাইন উৎস থেকে প্রাপ্ত পিডিএফ অপ্টিমাইজ করা প্রয়োজন।

অনলাইন উৎস থেকে প্রাপ্ত পিডিএফ ফাইলগুলো আর্কাইভ বা ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে সংরক্ষণ করার আগে অপ্টিমাইজ করুন। এটি ফাইলগুলোকে ছোট, আরও সামঞ্জস্যপূর্ণ এবং দীর্ঘমেয়াদী সংরক্ষণ ও পুনরুদ্ধারের জন্য সহজ করে তোলে।

এই ফিচারটি অনলাইন থেকে ডাউনলোড করা পিডিএফ ফাইলগুলোকে আর্কাইভ বা ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে সংরক্ষণের জন্য প্রস্তুত করতে সহায়তা করে। এটি অপ্রয়োজনীয় আকার কমিয়ে এবং ফাইলের সামঞ্জস্যতা বজায় রেখে দীর্ঘমেয়াদী সংরক্ষণের জন্য পিডিএফ-এর উপযোগিতা উন্নত করার ওপর গুরুত্ব দেয়। ইনডেক্সিং, ক্যাটাগরাইজেশন এবং সংরক্ষণের আগে নথিপত্রগুলোকে মানসম্মত করার জন্য এটিকে প্রি-ইনজেশন ধাপ হিসেবে ব্যবহার করুন। আগেভাগে পিডিএফ অপ্টিমাইজ করার ফলে স্টোরেজ খরচ ও ট্রান্সফারের সময় কমে এবং পরবর্তী কাজগুলো আরও সুশৃঙ্খল হয়। যখন পিডিএফ বিভিন্ন উৎস থেকে আসে এবং তাতে অপ্রাসঙ্গিক বিষয়বস্তু বা অসামঞ্জস্যপূর্ণ কাঠামো থাকে, তখন এটি বিশেষভাবে কার্যকর। এই ফিচারটি ফাইলগুলো যাতে প্রত্যাশিত গুণমান ও ব্যবস্থাপনা মানদণ্ড পূরণ করে তা নিশ্চিত করার মাধ্যমে ডকুমেন্ট ইনটেক ওয়ার্কফ্লোকে সহজতর করে। নিয়মিত আর্কাইভ প্রক্রিয়ার অংশ হিসেবে টিমগুলো ডাউনলোড করা পিডিএফ-এর ব্যাচের ওপর এটি প্রয়োগ করতে পারে। যেসব বিভাগ নিয়মিত বাহ্যিক পিডিএফ (যেমন: রিপোর্ট, স্টেটমেন্ট, ফর্ম) সংগ্রহ করে এবং সেগুলোকে আর্কাইভ-রেডি করতে চায়, তাদের জন্য এটি অত্যন্ত উপযোগী। এর ফলে পিডিএফ-এর একটি পরিচ্ছন্ন ও সুব্যবস্থাপিত সেট তৈরি হয়, যা বিদ্যমান ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট অনুশীলনের সাথে আরও সহজে সমন্বিত হয়।