Utfordringen ligger i å trekke ut og digitalisere tekst fra fysiske dokumenter. Dette kan spesielt være tilfelle når man jobber med eldre dokumenter eller tekster fra bilder. Håndskrevne eller skrevne oppføringer gjør disse dokumentene flere ganger vanskeligere å bearbeide og søke gjennom. Feil som oppstår ved behandling av håndskrift, er ofte vanskelige å rette. Derfor kan det være vanskelig å behandle informasjonen effektivt, noe som påvirker produktiviteten og effektiviteten i dokumenthåndteringen.

OCR PDF-verktøyet gjør det mulig å skanne fysiske dokumenter og gjenkjenne og digitalisere teksten som er inneholdt der. Med sin optiske tegngjenkjenning er den i stand til å samle inn tekst fra eldre dokumenter eller bilder. Selv håndskrevne eller skrevne oppføringer, som ellers er vanskelige å redigere og søke gjennom, blir omdannet til redigerbar tekst. Eventuelle feil som oppstår under behandlingen av håndskriftene, kan enkelt rettes. Den skannede og gjenkjente teksten blir deretter konvertert til PDF, og blir dermed søkbar og indeksert. Dette øker effektiviteten i dokumentstyringen og bidrar til økt produktivitet. Selv med uklare håndskrifter leverer OCR PDF-verktøyet nøyaktige resultater på grunn av sin høye presisjon.