Nenehno dobivam račune, pri katerih se PDF in zabeleženi podatki o računu ne ujemajo, zato želim način, da ju ustvarim hkrati in tako zmanjšam neskladja.

Ustvarite zapis računa in njegov PDF skupaj v enem poteku dela, tako da oba izhoda izvirata iz istega vira. To zmanjšuje neskladja med tem, kar je shranjeno v sistemu, in tem, kar je poslano strankam, kar izboljšuje natančnost in prihrani čas pri usklajevanju.

Ta funkcija podpira hkratno ustvarjanje zabeleženih podatkov računa in ustreznega PDF-ja, da se preprečijo neskladja. Namesto da bi najprej ustvarili zapis računa in pozneje (ali ločeno) izdelali PDF, ga uporabnik ustvari v enem poenotenem koraku. Vsebina PDF-ja izhaja iz istih polj računa, ki so shranjena v sistemu, zato ostanejo vsote, postavke, datumi, davki in podatki o strankah usklajeni. Potek dela je namenjen zmanjšanju ročnega ponovnega vnosa in korakov kopiranja/lepljenja, ki pogosto povzročajo napake. Prav tako pomaga zagotoviti, da se tisto, kar je poslano po e-pošti ali deljeno s stranko, ujema s tem, kar prikazujejo finančni in poročevalski sistemi v podjetju. S sinhronizacijo zapisa računa in PDF-ja ob ustvarjanju ekipe porabijo manj časa za revidiranje in popravljanje razlik po dejstvu. To je še posebej uporabno v okoljih, kjer se računi pripravljajo pod časovnim pritiskom ali s strani več članov ekipe. Podpira lahko zanesljivejšo komunikacijo s strankami, saj dokument, namenjen stranki, in interni zapis ostaneta dosledna. Na splošno funkcija izboljšuje natančnost računov, zmanjšuje ponovno delo in povečuje zaupanje v podatke o zaračunavanju.