Patuloy akong nakakakuha ng mga invoice kung saan hindi tugma ang PDF at ang nakatalang data ng invoice, at gusto ko ng paraan para gawin ang mga ito nang sabay upang mabawasan ang mga pagkakamali.

Gawin ang record ng invoice at ang PDF nito nang sabay sa isang workflow upang parehong magmula sa iisang source ang mga output. Binabawasan nito ang mga pagkakaiba sa pagitan ng nakaimbak sa system at ng ipinapadala sa mga customer, na nagpapahusay sa katumpakan at nakakatipid sa oras ng reconciliation.

Sinusuportahan ng feature na ito ang paggawa ng nakatalang data ng invoice at ang katumbas na PDF nang sabay upang maiwasan ang mga hindi pagtutugma. Sa halip na gumawa muna ng record ng invoice at gumawa ng PDF mamaya (o nang hiwalay), gagawin ito ng user sa isang pinag-isang hakbang. Ang nilalaman ng PDF ay nagmumula sa parehong mga field ng invoice na naka-save sa system, kaya ang mga kabuuan, line item, petsa, buwis, at detalye ng customer ay nananatiling tugma. Nilalayon ng workflow na ito na bawasan ang manual na pag-input at mga hakbang sa copy/paste na karaniwang nagdudulot ng mga error. Nakakatulong din ito upang matiyak na ang ipinapadala sa pamamagitan ng email o ibinabahagi sa customer ay tumutugma sa ipinapakita ng mga finance at reporting system sa loob ng kumpanya. Sa pamamagitan ng pagpapanatiling naka-synchronize ang record ng invoice at PDF sa oras ng paggawa, mas kaunting oras ang ginugugol ng mga team sa pag-audit at pagwawasto ng mga pagkakaiba pagkatapos. Lalo itong kapaki-pakinabang sa mga environment kung saan ang mga invoice ay inihahanda nang mabilisan o ng maraming miyembro ng team. Maaari nitong suportahan ang mas maaasahang komunikasyon sa customer dahil nananatiling pareho ang dokumentong nakikita ng customer at ang internal na record. Sa kabuuan, pinapahusay ng feature na ito ang katumpakan ng invoice, binabawasan ang rework, at pinapataas ang kumpiyansa sa data ng billing.