Trebam jednostavnu provjeru valjanosti kako bih potvrdio da je dokument ispravno kategoriziran.

Ova značajka pruža jednostavnu provjeru valjanosti kojom se potvrđuje odgovara li dodijeljena kategorija dokumenta očekivanim pravilima kategorizacije. Pomaže u smanjenju pogrešno arhiviranih dokumenata i povećava pouzdanost u pretraživanju, izvješćivanju i tijekovima rada.

Ova značajka dodaje jednostavnu provjeru valjanosti za potvrdu je li dokument ispravno kategoriziran na temelju definiranih očekivanja. Namijenjena je situacijama u kojima dokumenti moraju biti smješteni u određene kategorije kako bi se podržala točna organizacija i dohvaćanje. Korisnici mogu pokrenuti provjeru valjanosti na dokumentu nakon kategorizacije kako bi potvrdili da je u skladu s namjeravanom kategorijom. Rezultat provjere pokazuje je li kategorizacija prihvatljiva ili zahtijeva ispravak. To pomaže u sprječavanju pogrešaka koje mogu nastati ručnom kategorizacijom ili nedosljednom primjenom pravila. Pravovremenim otkrivanjem pogrešne kategorizacije timovi mogu održavati urednije biblioteke dokumenata i pouzdaniju analitiku. Značajka je korisna u koracima pregleda, procesima osiguranja kvalitete ili kao dio rutinskih provjera prije finalizacije dokumenata. Podržava dosljednu kategorizaciju među korisnicima i timovima, osobito kada kategorije određuju pristup, usmjeravanje ili postupanje u skladu s propisima. Tipični slučajevi upotrebe uključuju provjeru valjanosti novoučitanih dokumenata, nasumičnu provjeru dokumenata visokog utjecaja i osiguravanje dosljednosti kategorija prije objavljivanja ili arhiviranja.