Áskorunin felst í því að textinn í PDF-skjalinu sem þarf að vinna með er ekki aðgengilegur. Þetta gæti til dæmis verið við digitöluðum eldri skjölum, skrifuðum, handskrifuðum eða prentuðum textum. Þá myndi mögulega verða neyðsynlegt að leiðrétta ákveðin efni sem eru ranglega sýnd vegna meðhöndlunar handritanna. Það er jafnframt þörf að gera skjalið leitunart og vísunarfært, sem er sérstaklega hagkvæmt fyrir umfangsmikil skjöl. Þetta þarf á áreiðanlegri og nákvæmri lausn að halda, sem getur lagt sitt lið við að bæta framleiðni og hagkvæmni í skjalastjórnun.

OCR PDF-tólið veitir gagnlegan stuðning hér, með því að nota sjónræna stafakennslu til að taka texta úr PDF-skjölum sem eru viðnámsmögulega við breytingar. Það breytir myndum af textum í breytanlegan texta, sem er fullkominn fyrir túlkun eldri skjala. Það kennir við skannaðan, handskrifaðan og prentaðan texta og breytir þeim. Niðurstaðan er leitandi og merkjanlegt PDF, crucial kostur þegar kemur að meðhöndlun stórra skjala. Auk þess gerir það kleift að leiðrétta ónákvæmar framsetningar, sem eru upprunnar úr handskriftaúrvinnslu. Notað með nauðsynlegri gaumgæfi á skýrar handrit, tryggir OCR PDF-tólið háa nákvæmni og leggur verulega að aukið frammleiðni og skilvirkni í skjalastjórnun.