تتمثل التحدي في أن النص في ملف PDF، الذي يجب تعديله، غير متاح. يمكن أن يكون هذا الحال على سبيل المثال في حالة الوثائق القديمة المرقمة، النصوص المكتوبة باليد أو المطبوعة. بالإضافة إلى ذلك، قد تكون هناك حاجة لتصحيح محتويات معينة تظهر بشكل خاطئ نتيجة للتجهيز اليدوي للنصوص. هناك أيضًا الحاجة لجعل الوثيقة قابلة للبحث والفهرسة، وهو ما يكون مفيدًا بشكل خاص في حالة الوثائق الكبيرة. لهذا، نحتاج إلى حل موثوق ودقيق يمكن أن يساهم في تحسين الإنتاجية والكفاءة في إدارة الوثائق.

أداة OCR PDF تقدم الدعم القيم هنا، حيث تستخدم التعرف البصري على الأحرف لاستخراج النص من ملفات PDF التي تقاوم التحرير. إذ تحول صور النصوص إلى نص قابل للتحرير، مثالي لتقنين الوثائق القديمة. من خلال عملية المسح الضوئي، تتعرف على النص المطبوع والمكتوب باليد وتحوله. النتيجة هي ملف PDF قابل للبحث والفهرسة، ميزة حاسمة في التعامل مع الوثائق الكبيرة. بالإضافة إلى ذلك، يتيح تصحيح التمثيلات غير الدقيقة التي نتجت عن معالجة الكتابة اليدوية. عند تطبيقها بالعناية اللازمة على الخطوط الواضحة، تضمن أداة OCR PDF الدقة العالية وتسهم بشكل كبير في زيادة الإنتاجية والكفاءة في إدارة الوثائق.