Η συγκεκριμένη προβληματική κατάσταση αφορά το γεγονός ότι δεν είναι δυνατή η επεξεργασία σαρωμένων και εκτυπωμένων εγγράφων κειμένου όπως τα PDFs και τις εικόνες, καθώς οι πληροφορίες που περιέχονται σε αυτά είναι διαθέσιμες μόνο ως γραφικά και όχι ως επεξεργάσιμο κείμενο. Αυτό δυσχεραίνει όχι μόνο την επεξεργασία του κειμένου, αλλά καθιστά επίσης αδύνατη την αναζήτηση κειμένου μέσα στα έγγραφα. Επιπλέον, η χειροκίνητη εισαγωγή και αναθεώρηση των περιεχομένων είναι χρονοβόρα και υπόκειται σε λάθη. Ειδικά οι άνθρωποι που εργάζονται συχνά με σαρωμένα έγγραφα, χρειάζονται μια αποτελεσματική λύση για να μπορούν να εξάγουν και να επεξεργάζονται εύκολα τις πληροφορίες του κειμένου. Επιπλέον, οι γλωσσικοί φραγμοί αποτελούν μια επιπλέον πρόκληση όταν τα αρχικά έγγραφα δεν είναι διαθέσιμα στη μητρική γλώσσα.

Το εργαλείο "Free Online OCR" λύνει το πρόβλημα μετατρέποντας σαρωμένα έγγραφα, PDFs και εικόνες σε επεξεργάσιμο κείμενο. Χρησιμοποιεί γι' αυτό την τεχνολογία Optical Character Recognition (OCR) για να αναγνωρίζει και να απεικονίζει ψηφιακά τα κείμενα που περιέχονται στις εικόνες. Το κείμενο που προκύπτει έτσι είναι επεξεργάσιμο και αναζητήσιμο, διευκολύνοντας σημαντικά και καθιστώντας πιο αποδοτική την εργασία με τέτοια έγγραφα. Με την εξάλειψη της ανάγκης για χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων, το εργαλείο εξοικονομεί πολύτιμο χρόνο. Επιπλέον, είναι σε θέση να διαχειριστεί πολλές γλώσσες και είναι λοιπόν κατάλληλο και για έγγραφα σε ξένες γλώσσες. Έτσι, το "Free Online OCR" αποτελεί την ιδανική λύση για όσους θέλουν να εξάγουν και να επεξεργάζονται κείμενο από σαρωμένα έγγραφα ή εικόνες.