مشکل محدوده مشخص، این است که مستندات متنی اسکن شده و چاپ شده مانند PDF ها و تصاویر قابل ویرایش نیستند، زیرا اطلاعات در آنها فقط به صورت گرافیکی و نه به صورت متن قابل ویرایش موجود است. این موضوع نه تنها ویرایش محتوای متنی را دشوار می کند، بلکه جستجو در متن درون اسناد را نیز غیر ممکن می کند. علاوه بر این، ورود دستی و بازنگری محتوا زمان بر و مستعد خطاست. به خصوص افرادی که به طور مکرر با اسناد اسکن شده کار می کنند، به یک راه حل کارآمد نیاز دارند تا بتوانند اطلاعات متنی را به آسانی استخراج و ویرایش کنند. در علاوه، موانع زبانی یک چالش اضافی را ایجاد می کنند، وقتی که اسناد اصلی به زبان مادری موجود نیستند.

ابزار "Free Online OCR" مشکل را با تبدیل اسناد اسکن شده، پی‌دی‌اف‌ها و تصاویر به متن قابل ویرایش حل می‌کند. این ابزار از فناوری شناسایی کاراکترهای بصری یا OCR استفاده می‌کند تا متن‌های موجود در تصاویر را تشخیص دهد و به صورت دیجیتال نمایش دهد. متن به دست آمده ویرایش پذیر و قابل جستجو است که کار با چنین اسنادی را به شکل قابل توجهی ساده‌تر و کارآمدتر می‌کند. این ابزار با حذف نیاز به ورود داده‌ها بصورت دستی، وقت ارزشمند را صرفه‌جویی می‌کند. علاوه بر این، این ابزار قادر است چندین زبان را پردازش کند و بنابراین برای اسناد به زبان‌های خارجی نیز مناسب است. "Free Online OCR" راه حل ایده‌آل برای همه کسانی است که می‌خواهند متن را از اسناد یا تصاویر اسکن شده بیرون بکشند و ویرایش کنند.