Der Benutzer hat Schwierigkeiten bei der manuellen Synchronisation seiner Dateien auf verschiedenen Geräten. Dieses Problem tritt auf, wenn der Benutzer die neueste Version einer Datei auf einem Gerät bearbeitet und die Änderungen nicht auf den anderen Geräten sieht. Dadurch entsteht Verwirrung und der Arbeitsprozess wird ineffizient. Dies ist besonders problematisch, wenn der Benutzer auf wichtige Dokumente zugreifen muss und diese nicht aktuell sind. Die manuelle Synchronisation von Dateien kann zeitaufwendig und umständlich sein und erfordert ein hohes Maß an technischem Verständnis.

Dropbox löst dieses Problem durch seine automatische Synchronisationsfunktion. Sobald ein Benutzer eine Datei in seinem Dropbox-Konto ändert, werden diese Änderungen automatisch auf allen Geräten, die mit demselben Konto verbunden sind, aktualisiert. Dies geschieht nahezu in Echtzeit und benötigt kein manuelles Zutun des Benutzers. Die Nutzer müssen sich keine Gedanken über verschiedene Versionen einer Datei auf verschiedenen Geräten machen. Durch diese Funktion werden der Arbeitsablauf optimiert und Zeit und Aufwand für die manuelle Synchronisation eingespart. Zudem verbessert es die Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit der gespeicherten Daten, da die jüngste Dateiversion immer und überall zugänglich ist. Es werden technische Kenntnisse von den Benutzern nicht erwartet, da die Software diese Aufgabe automatisch ausführt.