L'utente incontra difficoltà nella sincronizzazione manuale dei suoi file su diversi dispositivi. Questo problema si verifica quando l'utente modifica l'ultima versione di un file su un dispositivo e non vede le modifiche sugli altri dispositivi. Questo causa confusione e rende il processo di lavoro inefficiente. Questo è particolarmente problematico quando l'utente deve accedere a documenti importanti e questi non sono aggiornati. La sincronizzazione manuale dei file può essere dispendiosa in termini di tempo e complicata, e richiede un alto grado di comprensione tecnica.

Dropbox risolve questo problema attraverso la sua funzione di sincronizzazione automatica. Non appena un utente modifica un file nel suo account Dropbox, queste modifiche vengono automaticamente aggiornate su tutti i dispositivi collegati allo stesso account. Questo avviene quasi in tempo reale e non richiede alcun intervento manuale da parte dell'utente. Gli utenti non devono preoccuparsi delle diverse versioni di un file su diversi dispositivi. Attraverso questa funzione, il flusso di lavoro viene ottimizzato e si risparmia tempo e sforzo per la sincronizzazione manuale. Inoltre, migliora la disponibilità e l'affidabilità dei dati memorizzati, poiché la versione più recente del file è sempre accessibile ovunque. Non ci si aspetta che gli utenti abbiano competenze tecniche, poiché il software svolge automaticamente questa funzione.