Người dùng gặp khó khăn trong việc đồng bộ hóa thủ công các tệp của mình trên các thiết bị khác nhau. Vấn đề này xảy ra khi người dùng chỉnh sửa phiên bản mới nhất của một tệp trên một thiết bị và không nhìn thấy những thay đổi trên các thiết bị khác. Điều này tạo ra sự mơ hồ và làm quá trình làm việc trở nên kém hiệu quả. Điều này đặc biệt gây rắc rối khi người dùng cần truy cập vào các tài liệu quan trọng và chúng không được cập nhật. Việc đồng bộ hóa thủ công các tệp có thể tốn thời gian và phiền phức, và đòi hỏi một mức độ hiểu biết kỹ thuật cao.

Dropbox giải quyết vấn đề này thông qua chức năng đồng bộ hóa tự động của nó. Mỗi khi người dùng thay đổi một tệp trong tài khoản Dropbox của mình, những thay đổi này sẽ được cập nhật tự động trên tất cả các thiết bị kết nối với cùng một tài khoản. Việc này diễn ra gần như trong thời gian thực và không yêu cầu bất kỳ hành động thủ công nào từ phía người dùng. Người dùng không cần phải lo lắng về các phiên bản khác nhau của một tệp trên các thiết bị khác nhau. Thông qua chức năng này, quy trình làm việc được tối ưu hóa và tiết kiệm thời gian và công sức cho việc đồng bộ hóa thủ công. Hơn nữa, nó còn cải thiện khả năng sẵn có và độ tin cậy của dữ liệu đã lưu trữ, vì phiên bản tệp mới nhất luôn sẵn sàng truy cập mọi lúc, mọi nơi. Không đòi hỏi kiến thức kỹ thuật từ người dùng, vì phần mềm thực hiện công việc này một cách tự động.