De gebruiker ondervindt problemen met het handmatig synchroniseren van zijn bestanden op verschillende apparaten. Dit probleem doet zich voor wanneer de gebruiker de nieuwste versie van een bestand bewerkt op één apparaat en de wijzigingen niet op de andere apparaten zichtbaar zijn. Dit veroorzaakt verwarring en maakt het werkproces inefficiënt. Dit is vooral problematisch wanneer de gebruiker toegang moet hebben tot belangrijke documenten en deze niet up-to-date zijn. Het handmatig synchroniseren van bestanden kan tijdrovend en omslachtig zijn en een hoge mate van technisch begrip vereisen.

Dropbox lost dit probleem op door zijn automatische synchronisatiefunctie. Zodra een gebruiker een bestand in zijn Dropbox-account wijzigt, worden deze wijzigingen automatisch bijgewerkt op alle apparaten die met hetzelfde account zijn verbonden. Dit gebeurt bijna in realtime en vereist geen handmatige interventie van de gebruiker. Gebruikers hoeven zich geen zorgen te maken over verschillende versies van een bestand op verschillende apparaten. Deze functie optimaliseert de workflow en bespaart tijd en moeite voor handmatige synchronisatie. Bovendien verbetert het de beschikbaarheid en betrouwbaarheid van de opgeslagen gegevens, omdat de meest recente bestandsversie altijd en overal toegankelijk is. Er worden geen technische kennis van de gebruikers verwacht, omdat de software deze taak automatisch uitvoert.