مسئله مربوط به سختی کار با محتوا در اسناد اسکن شده است. این مشکل وقتی ایجاد می‌شود که اسناد در قالبی باشند که امکان ویرایش متن را ندارد. این بیشتر شامل اسناد اسکن شده و تصاویری است که متن در آن‌ها وجود دارد. بنابراین، کارایی کار به‌شدت کاهش می‌یابد زیرا نمی‌توان به راحتی این اسناد را جستجو یا فهرست کرد و وارد کردن داده‌ها به‌صورت دستی است. علاوه بر این، مشکلی در ترجمه متون وجود دارد اگر آن‌ها در زبان‌های مختلف باشند.

نرم افزار Free Online OCR امکان تبدیل اسناد، تصاویر یا PDFهای اسکن شده به فرمت های متنی قابل ویرایش و جستجو را برای کاربران فراهم می کند. با استفاده از تکنولوژی شناسایی حروف بصری (OCR) این ابزار امکان شناسایی و دیجیتال سازی متن موجود در فایل های تصویری را می دهد. این کار نیاز به ورود دستی مشخصات را از بین می برد و فرآیند کاری را بشدت بهبود می بخشد. مدارک به این ترتیب قابل جستجو و فهرست بندی می شوند. علاوه بر این، این ابزار قادر به پردازش اسناد چند زبانه است و بنابراین بسیار مفید است زمانی که باید متن هایی در زبان های مختلف ویرایش شوند. این یک ابزار ساده و کاربرپسند است که زمان ارزشمند را صرفه جویی می کند و بهبود راندمان را تامین می کند.