Vandamálið vísar til erfiðleikanna sem uppkoma við að vinna með efni í skönnuðum skjölum. Það uppkomur þegar skjöl eru í sniði sem ekki leyfir vinnslu á textanum. Þetta snertir aðallega skannað skjöl sem og myndir sem innihalda texta. Þetta hefur mikil áhrif á vinnuhæfni, þar sem ekki er einfalt að leita í þessum skjölum eða gera þau að lykilskrám, og handmatin gögnainnsláttur er nauðsynleg. Að auki er vandamál í tengslum við þýðingu texta, ef hann er á mismunandi tungumálum.

Frítt netbundin OCR hugbúnaðarforrit gerir notendum kleift að umbreyta skönnuðum skjölum, myndum eða PDF skjölum í breytanlegar og leitvænar textagerðir. Með Optical Character Recognition (OCR) tækni sinni er hægt að þekkja texta í myndaskrám og stafræna hann. Þetta eyðir þörf fyrir handmatnað gagna og gerir vinnuferli mikið hæfilegari. Skjöl verða þá leitvæn og geta verið vistuð án vandræða. Auk þess er verkfærið øfugt hæft að vinna með fjöltyngda skjöl og er því sérstaklega gagnlegt þegar vinna þarf með texta á mismunandi tungumálum. Það er einfalt notendavænt verkfæri sem sparar dýrmætan tíma og eykur skilvirkni.