समस्या कठिनाई से संबंधित है, जब स्कैन की गई दस्तावेज़ों में सामग्री को संपादित करना होता है। यह समस्या तब उत्पन्न होती है जब दस्तावेज़ किसी ऐसे प्रारूप में मौजूद हों, जिसमें पाठ को संपादित करने की अनुमति नहीं होती। यह विशेषकर स्कैन की गई दस्तावेज़ों और उन चित्रों को प्रभावित करता है, जिनमें पाठ शामिल होता है। इसके चलते काम की समय-दक्षता पर विशेष रूप से प्रभाव पड़ता है, क्योंकि इन दस्तावेज़ों को आसानी से खोजा या अनुक्रमित नहीं किया जा सकता है और मैन्युअल डेटा एंट्री की आवश्यकता होती है। साथ ही, यदि ये पाठ विभिन्न भाषाओं में मौजूद हों, तो पाठों का अनुवाद करने में भी समस्या होती है।

Free Online OCR सॉफ्टवेयर उपयोगकर्ताओं को स्कैन किए गए दस्तावेज़, चित्र या PDFs को संपादन योग्य और खोजने योग्य पाठ स्वरूपों में परिवर्तित करने की योग्यता देता है। इसकी Optical Character Recognition (OCR) प्रौद्योगिकी के माध्यम से छवि फ़ाइलों में पाठ की पहचान और डिजिटलीकरण किया जा सकता है। यह मैन्युअल डेटा एंट्री की आवश्यकता को हटा देता है और कार्य प्रक्रियाओं को काफी कुशल बना देता है। इससे दस्तावेजों को खोजा जा सकता है और आसानी से सूचीबद्ध किया जा सकता है। इसके अलावा, यह उपकरण बहुभाषी दस्तावेजों को संसाधित कर सकता है और इसलिए विशेष रूप से सहायक होता है, जब विभिन्न भाषाओं में पाठों को संपादित करने की जरूरत होती है। यह एक सरल और उपयोगकर्ता-अनुकूल उपकरण है, जो कीमती समय बचाता है और कुशलता को बेहतर बनाता है।