समस्या एका कठीणतेवर संदर्भित आहे, ती म्हणजे स्कॅन केलेल्या दस्तऐवजातील माहितीला संपादित करण्याची. ही समस्या तब्बल तेवढी उद्भवते जेव्हा दस्तऐवज अस्या स्वरुपात असतात की त्यांच्या मजकूराला संपादित करायला परवानगी नाही. हे विशेषतः स्कॅन केलेल्या दस्तऐवजांमध्ये व त्यात असलेल्या मजकुरासहित चित्रांचा विषय आहे. या मुळे कामाची क्षमता विशेषतः परिणामकारक होते, कारण या दस्तऐवजांला फक्त शोधून किंवा सूचीबद्ध करता येत नाही व यांमुळे हातामोडी डेटा प्रवेश करण्याची गरज असते. अतिरिक्त, मजकूरांच्या भाषांतराचा एक समस्या आहे, जेव्हा ती वेगवेगळ्या भाषांमध्ये असतात.

फ्री ऑनलाईन OCR सॉफ्टवेअर म्हणजे वापरकर्त्यांना स्कॅन केलेल्या दस्तऐवज, प्रतिमा किंवा PDF संचिकांना संपादनीय आणि शोधयोग्य मजकूर रूपांतरित करण्याची क्षमता प्रदान करते. त्याच्या ऑप्टिकल कॅरेक्टर रिकग्निशन (OCR) तंत्रज्ञानाने प्रतिमा दस्तऐवजातील मजकूर ओळखल्या जाऊ शकते आणि डिजिटाईझ्ड केल्या जाऊ शकते. हे कारंजी डेटा एंट्रीची आवश्यकता दूर करते आणि कार्यप्रक्रिया विशिष्टरीत्या कार्यक्षमता वाढवते. म्हणूनच दस्तऐवज त्वरित शोधता येतील आणि त्यांना इंडेक्सिंग करण्यासाठी समस्या नसेल. त्याच प्रमाणे, हे साधन बहुभाषी दस्तऐवज संपादित करू शकते आणि तेही त्यामुळे वेगवेगळ्या भाषांमध्ये मजकूर सांगण्याच्या गरजा असताना विशेषतः उपयुक्त आहे. हे एक सोपे आणि वापरकर्ता-मैत्रीपूर्ण साधन आहे, ज्यामुळे किंमतीचे वेळ वाचता येते आणि कार्यक्षमता सुधारली जाते.