تكمن التحدي في استخراج النصوص من الوثائق الفعلية ورقمنتها. قد يكون هذا الأمر صحيح بشكل خاص عند العمل مع وثائق قديمة أو نصوص مستخرجة من الصور. من خلال المدخلات المكتوبة بخط اليد أو المطبوعة، تصبح هذه الوثائق أكثر صعوبة بكثير في التعديل والبحث. الأخطاء التي تنشأ عن معالجة الخطوط اليدوية غالبًا ما تكون صعبة التصحيح. لذلك، قد يكون من الصعب معالجة المعلومات بكفاءة، مما يؤثر على الإنتاجية والفعالية في إدارة الوثائق.

أداة OCR PDF تتيح فحص المستندات الفعلية وتعرف النص الموجود فيها وتحويله إلى نقل رقمي. بفضل قدرته على التعرف البصري على الأحرف، يمكنه تحقيق نصوص من المستندات القديمة أو الصور. حتى الإدخالات المكتوبة يدويا أو المطبوعة، التي يكون من الصعب عادة تعديلها أو البحث فيها، يتم تحويلها إلى نص قابل للتحرير. أي أخطاء تحدث أثناء تجهيز الكتابة اليدوية يمكن تصحيحها بسهولة. ثم يتم تحويل النص الممسوح ضوئيا والذي تم التعرف عليه إلى PDF، مما يجعله قابل للبحث والفهرسة. هذا يزيد من الكفاءة في إدارة المستندات ويسهم في زيادة الإنتاجية. حتى في حالة الكتابة اليدوية غير الواضحة، تقدم أداة OCR PDF نتائج دقيقة بسبب دقتها العالية.