الصعوبة تكمن في استخراج النص من ملفات PDF التي هي في الواقع صور، وتحويلها إلى نص قابل للتحرير. وهذا قد يحدث عندما تُرقم الوثائق القديمة، أو عندما يتعين معالجة النصوص من مصادر تعتمد على الصور. في هذا السياق، يجب أن تكون البرمجية قادرة على التعرف على النص المطبوع أو الذي تم كتابته بخط اليد وتحويله بالشكل المناسب. وفوق هذا، يجب أن يتمكن من إجراء تصحيحات الأخطاء التي قد تنشأ عن معالجة الخطوط اليدوية، وكذلك يجب توفير دقة عالية ما دامت الكتابة الأصلية واضحة. هذه المشكلة تؤثر على الإنتاجية والكفاءة بشكل كبير في إدارة المستندات.

أداة OCR PDF تحل هذه المشكلة عن طريق استخدام التعرف البصري على الأحرف لاستخراج النصوص من ملفات PDF وتحويلها إلى نص قابل للتحرير. يمكنها بالتالي معالجة النصوص من الوثائق القديمة المؤمنة والمصادر المستندة إلى الصور. تتعرف البرمجية على النص المكتوب والمطبوع والنص اليدوي الخط. بالإضافة إلى ذلك ، تتيح أداة OCR PDF تصحيح الأخطاء المحتملة التي قد تكون ناتجة عن معالجة الخطوط اليدوية وتضمن دقة عالية ، طالما كان الخط الأصلي واضحًا. يتم فحص الوثيقة بالكامل وتحويل النص وفقًا لذلك لجعله قابل للبحث والفهرسة ، مما يسهل العمل مع الوثائق الكبيرة. بالتالي ، تساهم أداة OCR PDF بشكل كبير في تحسين الإنتاجية والكفاءة في إدارة الوثائق.