La formulació del problema es refereix a les preocupacions per la privacitat que sorgeixen de l'ús d'eines en línia per convertir fitxers PDF al format PDFA. Esdevé particularment delicada quan s'han de carregar i convertir documents confidencials, ja que aquests es guarden temporalment en un servidor extern. Hi ha un risc que tercers no autoritzats puguin accedir a aquests fitxers. A més, els processos d'eliminació de dades després de la conversió no sempre són transparents i hi ha incertesa sobre si les dades es retiren realment de manera completa. Finalment, també hi ha la preocupació que les dades personals recollides durant l'ús de les eines puguin ser utilitzades pels proveïdors per a altres finalitats o que puguin ser compartides.

L'eina de conversió de PDF a PDFA aborda aquestes preocupacions de privadesa mitjançant la implementació de mesures de seguretat estrictes. Utilitza una connexió segura (HTTPS) per la càrrega i la descàrrega de fitxers, evitant qualsevol accés extern als fitxers. Després de completar el procés de conversió, tots els fitxers carregats s'esborren automàticament i definitivament del servidor. Aquestes operacions d'eliminació estan clarament definides i són transparents, donant als usuaris la certesa que no queden dades. A més, l'eina no recopila dades personals dels usuaris durant el seu ús i no comparteix informacions amb tercers. Per tant, es garanteix un ús segur, fiable i privat.