De probleemstelling heeft betrekking op de zorgen over gegevensbescherming die voortvloeien uit het gebruik van online tools voor het converteren van PDF-bestanden naar het PDFA-formaat. Het wordt vooral gevoelig als vertrouwelijke documenten geüpload en geconverteerd moeten worden, aangezien deze tijdelijk op een externe server worden opgeslagen. Er is een risico dat onbevoegden toegang kunnen krijgen tot deze bestanden. Bovendien zijn de gegevensverwijderingsprocessen na de conversie niet altijd transparant en bestaat er onzekerheid of de gegevens echt volledig verwijderd worden. Ten slotte is er ook de zorg dat persoonlijke gegevens, die tijdens het gebruik van de tools worden verzameld, door de providers voor andere doeleinden gebruikt of doorgegeven zouden kunnen worden.

Het PDF naar PDFA conversie tool adresseert deze privacy-zorgen door het implementeren van strikte veiligheidsmaatregelen. Het maakt gebruik van een veilige verbinding (HTTPS) voor het uploaden en downloaden van bestanden, wat elke externe toegang tot de bestanden voorkomt. Na voltooiing van het conversieproces worden alle geüploade bestanden automatisch en onherroepelijk van de server verwijderd. Deze verwijderacties zijn duidelijk gedefinieerd en transparant, wat gebruikers de geruststelling geeft dat er geen gegevens achterblijven. Bovendien verzamelt het gereedschap geen persoonlijke gegevens van gebruikers tijdens het gebruik ervan en geeft het geen informatie door aan derden. Hierdoor wordt een veilige, betrouwbare en private gebruik gegarandeerd.