Problembeskrivningen hänvisar till dataskyddsbekymmer, som uppstår från användningen av onlineverktyg för att konvertera PDF-filer till PDFA-formatet. Det blir särskilt känsligt när konfidentiella dokument måste laddas upp och konverteras, eftersom dessa tillfälligt lagras på en extern server. Det finns en risk att obehöriga tredje parter kan få tillgång till dessa filer. Dessutom är datautjämningsprocesserna efter konvertering inte alltid transparenta och det finns osäkerhet om uppgifterna verkligen tas bort helt. Slutligen finns det också en oro att personuppgifter, som samlas in under användningen av verktyget, kan komma att användas av leverantörerna för andra syften eller delas ut.

PDF till PDFA konverteringsverktyget adresserar dessa integritetsproblem genom att införa stränga säkerhetsåtgärder. Det använder en säker anslutning (HTTPS) för filuppladdning och nedladdning, vilket hindrar all extern åtkomst till filerna. Efter att konverteringsprocessen är klar raderas alla uppladdade filer automatiskt och oåterkalleligen från servern. Dessa raderingsprocesser är tydligt definierade och transparenta, vilket ger användarna säkerheten om att inga data lämnas kvar. Dessutom samlar verktyget inte in några personliga uppgifter från användarna under användning och delar inte heller information med tredje part. På detta sätt garanteras en säker, pålitlig och privat användning.