La problématique concerne les préoccupations relatives à la protection des données qui découlent de l'utilisation d'outils en ligne pour convertir des fichiers PDF au format PDFA. Cela devient particulièrement sensible lorsque des documents confidentiels doivent être téléchargés et convertis, car ils sont temporairement stockés sur un serveur externe. Il y a un risque que des tiers non autorisés puissent accéder à ces fichiers. De plus, les processus de suppression des données après la conversion ne sont pas toujours transparents et il y a une incertitude quant à savoir si les données sont vraiment complètement supprimées. Enfin, il y a également la crainte que les données personnelles, qui sont collectées lors de l'utilisation de l'outil, puissent être utilisées par les fournisseurs à des fins autres ou pourraient être partagées.

L'outil de conversion PDF à PDFA aborde ces préoccupations de confidentialité en mettant en œuvre des mesures de sécurité strictes. Il utilise une connexion sécurisée (HTTPS) pour l'upload et le téléchargement de fichiers, empêchant ainsi tout accès externe aux fichiers. Une fois le processus de conversion terminé, tous les fichiers téléchargés sont automatiquement et irrévocablement supprimés du serveur. Ces opérations de suppression sont clairement définies et transparentes, ce qui donne aux utilisateurs la certitude que aucune donnée ne reste. De plus, l'outil ne collecte pas de données personnelles des utilisateurs pendant son utilisation et ne transmet aucune information à des tiers. Ainsi, une utilisation sûre, fiable et privée est garantie.