Áskorunin felst í að ná upp texta úr líffræðilegum skjölum og gera þau aðgengileg á stafrænu formi. Þetta getur verið sérstaklega vandamál þegar unnið er með gömul skjöl eða handskrifaða texta, þar sem handavinna inntak geta verið tímafrekk og mistökin eru algeng. Auk þess eru þessi skjöl ekki leitandi eða merkjanleg eftir að hafa verið stafrað, sem veldur erfiðleikum við að vinna með mikinn skammt skjala. Stundum geta komið upp villur við vinnslu handskrifta, sem þarf að lagfæra vandlega. Þetta leiðir til óþekkra skjalastjórnunar og hindrar framleiðni mikið.

OCR PDF-tól er skilvirkt aðferðaratriði til að takast á við þessa áskorun. Það notast við ljósmyndaleturkennslu til að taka texta úr hlóðulegum skjölum og gera hann digitalan. Tólið getur meðhöndlað bæði prentað og handskrifaðan texta með mikilli nákvæmni. Að meðhöndlun lokinni breytir tólið myndum af textanum í vinnumögulegan texta, sem gerir það að fullkomnum fylgihlut vid gervingu gömlu eða handskrifaðra skjala. Notendur geta þá lagfært allar sem upp koma kunna villur á einfaldan hátt. Verkfærið skannar allt skjalið og með aðstoð þess verða rafvöld skjöl leitandi og innihaldsmöguleg, sem lættir mikið um meðhöndlun stórra skjalasafna. OCR PDF-tól er því mikilvægur aðili að batbeitingu áfanga og skilvirkni í skjalastjórnun.