Izazov je u tome da se tekst iz fizičkih dokumenata sakupi i učini digitalno dostupnim. Ovo može biti posebno problematično kada se radi sa starim dokumentima ili rukom pisanim tekstovima, gde ručno unošenje može biti dugotrajno i podložno greškama. Osim toga, ovi dokumenti nisu pretraživi ili indeksirani nakon digitalizacije, što otežava rad sa velikim količinama dokumenata. Ponekad, greške koje se javljaju prilikom obrade rukopisa moraju biti mukotrpno ispravljene. Ovo dovodi do neefikasnog upravljanja dokumentima i značajno smanjuje produktivnost.

OCR PDF alat je efikasno rešenje za suočavanje sa ovim izazovom. Koristi optičko prepoznavanje karaktera da izvuče tekst iz fizičkih dokumenata i učini ga digitalno dostupnim. Pri tome, može obraditi i štampane i rukom pisane tekstove sa visokom preciznošću. Nakon obrade, alat pretvara slike teksta u tekst koji se može uređivati, čime postaje idealan alat za digitalizaciju starih ili rukom pisanih dokumenata. Korisnici mogu lako ispraviti eventualno nastale greške. Alat skenira ceo dokument i uz njegovu pomoć, digitalizovani dokumenti postaju pretraživi i indeksirani, što znatno olakšava rukovanje velikom količinom dokumenata. Tako OCR PDF alat značajno doprinosi poboljšanju produktivnosti i efikasnosti u upravljanju dokumentima.