Wyjątkowym wyzwaniem jest przechwytywanie tekstu z dokumentów fizycznych i udostępnianie go w formie cyfrowej. Może to być szczególnie problematyczne, kiedy pracuje się ze starymi dokumentami lub tekstami ręcznie pisanych, gdzie ręczne wprowadzanie danych może być czasochłonne i podatne na błędy. Co więcej, po zdigitalizowaniu, te dokumenty nie są przeszukiwalne ani indeksowane, co utrudnia pracę z dużymi ilościami dokumentów. Czasami podczas przetwarzania rękopisów mogą wystąpić błędy, które muszą być żmudnie poprawione. To prowadzi do nieefektywnego zarządzania dokumentami i znacznie hamuje produktywność.

Narzędzie OCR PDF to efektywne rozwiązanie do pokonania tego wyzwania. Wykorzystuje ono optyczne rozpoznawanie znaków do wydobywania tekstu z fizycznych dokumentów i udostępniania go cyfrowo. Potrafi przetwarzać zarówno teksty drukowane, jak i ręcznie pisane z dużą precyzją. Po przetworzeniu narzędzie konwertuje obrazy tekstu na tekst możliwy do edycji, dzięki czemu staje się idealnym narzędziem do digitalizacji starych lub ręcznie pisanych dokumentów. Użytkownicy mogą łatwo korygować ewentualnie występujące błędy. Narzędzie skanuje cały dokument i przy jego pomocy digitalizowane dokumenty stają się przeszukiwalne i indeksowane, co znacznie ułatwia obsługę dużych ilości dokumentów. W ten sposób narzędzie OCR PDF znacząco przyczynia się do poprawy produktywności i efektywności w zarządzaniu dokumentami.