Výzvou je zachytit text z fyzických dokumentů a zpřístupnit je digitálně. To může být obzvláště problematické, pokud pracujeme se starými dokumenty nebo rukopisnými texty, u kterých může být ruční zadávání časově náročné a náchylné k chybám. Navíc tyto dokumenty po digitalizaci nejsou prohledávatelné ani indexovatelné, což ztěžuje práci s velkým množstvím dokumentů. Při zpracování rukopisů se občas mohou vyskytnout chyby, které je třeba namáhavě opravovat. To vede k neefektivní správě dokumentů a výrazně brzdí produktivitu.

OCR PDF nástroj je efektivní řešení pro zvládnutí této výzvy. Používá optické rozpoznávání znaků k extrakci textu z fyzických dokumentů a jejich digitalizaci. Je schopný zpracovat jak tištěné, tak ručně psané texty s vysokou přesností. Po zpracování nástroj převádí obrázky textu na upravitelný text, čímž se stává dokonalým nástrojem pro digitalizaci starých nebo ručně psaných dokumentů. Uživatelé pak mohou snadno opravit případné chyby. Nástroj skenuje celý dokument a s jeho pomocí se digitalizované dokumenty stávají prohledávatelné a indexovatelné, což výrazně ulehčuje zacházení s velkým množstvím dokumentů. Takto OCR PDF nástroj výrazně přispívá ke zlepšení produktivity a efektivity při správě dokumentů.