چالش در این است که متن‌های مستند های فیزیکی را دریافت و این موارد را به طور دیجیتال در دسترس قرار دهیم. این می‌تواند مخصوصاً مشکل باشد وقتی با اسناد قدیمی یا متن‌های دست‌نوشته کار می‌کنیم که ورود دستی به صورت دستی زمان‌بر و مستعد خطا است. علاوه بر این، این اسناد پس از دیجیتالیزاسیون قابل جستجو یا شاخص‌بندی نیستند که کار با حجم زیادی از اسناد را دشوار می‌کند. گاهی اوقات ممکن است در پردازش خط‌نوشته‌ها خطاهایی رخ دهد که باید با دقت اصلاح شوند. این موضوع منجر به مدیریت ناکارآمد اسناد می‌شود و به طور قابل توجهی بهره‌وری را می‌کاهد.

ابزار OCR PDF راه حلی کارآمد برای مقابله با این چالش است. این برنامه از شناخت نویسه های نوری استفاده میکند تا متن را از اسناد فیزیکی استخراج کند و به صورت دیجیتال در دسترس قرار دهد. در طول این فرآیند، این برنامه میتواند هم متن های چاپ شده و هم متن های دست نویس را با دقت بالا پردازش کند. بعد از پردازش، این ابزار تصاویر متن را به متن قابل ویرایش تبدیل میکند، که این ویژگی آن را به ابزاری کامل برای دیجیتال سازی اسناد قدیمی یا دست نویس تبدیل میکند. کاربران سپس میتوانند اشتباهات بروزده احتمالی را به راحتی تصحیح کنند. این ابزار کل سند را اسکن میکند و با کمک آن، اسناد دیجیتال شده قابل جستجو و فهرست شدن میشوند، که این کار در مقابله با مقدار زیادی از اسناد بسیار کمک میکند. به این ترتیب، ابزار OCR PDF به طور قابل توجهی به بهبود بهره وری و کارآمدی در مدیریت اسناد کمک میکند.