अभ्यास म्हणजे, भौतिक दस्तऐवजांतील मजकूर कबळून घेणे आणि ते डिजिटल्याच्या रूपात उपलब्ध करणे. हे विशेषतः समस्यादायी असू शकते, जवळपास सर्व किंवा लिहिलेल्या मजकुरांसह काम करताना, जेथे हस्तलेखी प्रवेश घेणे वेळदापत्र आणि त्रुटी संभाव्य असेल. तयारच्या, ही दस्तऐवजे डिजिटलायझेशननंतर शोध्या किंवा सूचीत केली जाऊ शकत नाही, जे मोठ्या प्रमाणातील दस्तऐवजांशी काम करणे किती कठीण असावे हे दर्शवते. केवळ हस्तलेखाची प्रक्रिया करत असताना त्रुटी उपस्थित झाल्यास, ती सुधारित करण्यासाठी कठीण असू शकतो. ही गोष्ट दस्तऐवज व्यवस्थापनातील अप्रभावीची निदान करते आणि उत्पादकतेचा मोठा प्रतिसाद देते.

OCR PDF-साधन हे ह्या आव्हानाचे कार्यक्षम उपाय म्हणजेच सिद्धांत आहे. हे दृश्य अक्षरओळखनाचा वापर करून भौतिक कागदांपासून मजकूर काढून ते डिजिटलपणे उपलब्ध करवे लागते. मजकुर, प्रिंट केलेले किंवा हस्तलिखित पाठ या एक्याने उच्च निखरेसह प्रक्रियाबद्ध करता येऊ शकते. प्रक्रियाबद्धतेनंतर साधनाचे वापर करून मजकुराच्या प्रतिमेंना संशोधनीय मजकुरात बदलते, ज्यामुळे ती जुन्या किंवा हस्तलिखित दस्तऐवजांच्या डिजिटलीकरणासाठी उत्तम साधनं ठरते. वापरकर्त्यांनी नंतर तयार झालेली चुका सोप्या पद्धतीने सुधारू शकतात. हि साधन आपल्या मदतीने सम्पूर्ण दस्तऐवज तपासून घेते व त्याची मदताने डिजिटलीकृत दस्तऐवज शोधन योग्य व सूचिबद्ध करते, ज्यामुळे मोठ्या प्रमाणातील दस्तऐवजांही वापरायला सोपे होते. म्हणूनच OCR PDF-साधन दस्तऐवज व्यवस्थापनातील उत्पादकता व कार्यक्षमतेचे सुधारणासाठी मोठ्या प्रमाणावर योगदान देते.