האתגר המתמטי הוא לתפוס טקסט ממסמכים פיזיים ולהפוך אותם לדיגיטליים. זה יכול להיות בעייתי במיוחד כאשר אנחנו עובדים עם מסמכים ישנים או טקסטים שכתובים ביד, שבהם ההזנה הידנית יכולה להיות מזמנת וחשופה לשגיאות. בנוסף, לאחר האפשרות להפקת מסמכים אלה, הם אינם מחפשים או מיינים, דבר שמקשה על העבודה עם כמויות גדולות של מסמכים. לעיתים קרובות, כאשר מעבדים כתוביות ביד, יכולות להתרחש שגיאות שיש לתקנן במאמץ. זה מוביל לניהול מסמכים לא יעיל ומעכב את היעילות באופן משמעותי.

כלי OCR PDF הוא פתרון יעיל לטיפול באתגר זה. הכלי משתמש בזיהוי אופטי של תווים כדי לחלץ טקסט ממסמכים פיזיים ולהפוך אותו לנגיש דיגיטלית. בהנחה זו, הוא יכול להעביר טקסטים מודפסים וכתב יד בדיוק גבוה. לאחר העיבוד, הכלי ממיר את התמונות של הטקסט לטקסט שניתן לערוך, מה שהופך אותו לכלי המושלם לדיגיטציה של מסמכים ישנים או מכתב יד. המשתמשים יכולים אז לתקן טעויות שעלולות להתרחש בקלות. הכלי סורק את כל המסמך ובעזרתו המסמכים המדיגיטליים הופכים לניתנים לחיפוש ואינדקסציה, מה שמקל מאוד על התמודדות עם כמויות גדולות של מסמכים. כך משפר כלי OCR PDF משמעותית את היכולת להפקה והיעילות בניהול מסמכים.