Udfordringen består i, at indsamle tekst fra fysiske dokumenter og gøre disse digitalt tilgængelige. Dette kan være særligt problematisk, når man arbejder med gamle dokumenter eller håndskrevne tekster, hvor manuel indtastning kan være tidskrævende og fejlfyldt. Desuden er disse dokumenter ikke søgbare eller indekserbare efter digitalisering, hvilket gør arbejdet med store mængder dokumenter vanskeligt. Der kan undertiden opstå fejl i behandlingen af håndskrifter, der skal korrigeres omhyggeligt. Dette fører til ineffektiv dokumenthåndtering og hæmmer produktiviteten betydeligt.

OCR PDF-værktøjet er en effektiv løsning til at tackle denne udfordring. Det bruger optisk tegngenkendelse til at udtrække tekst fra fysiske dokumenter og gøre det digitalt tilgængeligt. Det kan behandle både trykte og håndskrevne tekster med høj præcision. Efter behandlingen konverterer værktøjet billederne af teksten til redigerbar tekst, hvilket gør det til det perfekte værktøj til digitalisering af gamle eller håndskrevne dokumenter. Brugere kan derefter nemt rette eventuelle opståede fejl. Værktøjet scanner hele dokumentet, og med dets hjælp bliver de digitaliserede dokumenter søgbare og indekserbare, hvilket betydeligt letter håndteringen af store mængder dokumenter. På denne måde bidrager OCR PDF-værktøjet i høj grad til at forbedre produktiviteten og effektiviteten i dokumenthåndteringen.