Izazov leži u tome da se tekst iz fizičkih dokumenata prikupi i učini dostupnim u digitalnom obliku. Ovo može biti posebno problematično kada se radi sa starim dokumentima ili rukom pisanim tekstovima, kod kojih ručno unos može biti vremenski zahtjevan i podložan greškama. Osim toga, ovi dokumenti nakon digitalizacije nisu pretraživi ili indeksibilni, što otežava rad sa velikim količinama dokumenata. Ponekad prilikom obrade rukopisa mogu se javiti greške koje je teško ispraviti. To rezultuje neefikasnim upravljanjem dokumentima i značajno smanjuje produktivnost.

OCR PDF alat je efikasno rješenje za rješavanje ove izazove. Koristi optičko prepoznavanje znakova da bi izvukao tekst iz fizičkih dokumenata i učinio ga digitalno dostupnim. Pri tome može obraditi kako otisnute, tako i rukom pisane tekstove s visokom preciznošću. Nakon obrade, alat pretvara slike teksta u obradivi tekst, čime postaje savršen alat za digitalizaciju starih ili rukom pisanih dokumenata. Korisnici potom mogu lako ispraviti eventualne greške. Alat skenira cijeli dokument i uz njegovu pomoć, digitalizirani dokumenti postaju pretraživi i indeksirani, što značajno olakšava rukovanje velikom količinom dokumenata. Na taj način, OCR PDF alat značajno doprinosi poboljšanju produktivnosti i efikasnosti u upravljanju dokumentima.