Предизвикателството се състои в това, да се получи текст от физически документи и да се направят те достъпни в цифров формат. Това може да бъде особено проблематично, когато работите със стари документи или ръкописни текстове, при които ръчното въвеждане може да е трудоемко и податливо на грешки. Освен това, тези документи не могат да се търсят или индексират след дигитализацията, което затруднява работата с големи количества документи. Понякога при обработката на ръкописи могат да се появят грешки, които трябва да се коригират трудоемко. Това води до неефективно управление на документите и значително забавя продуктивността.

Инструментът OCR PDF е ефективно решение за справяне с тази предизвикателство. Той използва оптично разпознаване на символи за извличане на текст от физически документи и превръщането му в дигитално достъпен. При това може да обработва както печатни, така и ръкописни текстове с висока точност. След обработка, инструментът преобразува изображенията от текста в редактируем текст, превръщайки го в перфектен инструмент за дигитализиране на стари или ръкописни документи. Потребителите след това могат да коригират възникнали грешки. Инструментът сканира целия документ и с помощта му дигитализираните документи стават търсими и индексируеми, което значително облекчава работата с големи количества документи. По този начин инструментът OCR PDF значително допринася за подобряване на продуктивността и ефективността при управлението на документи.