Cabaran terletak pada memperoleh teks daripada dokumen fizikal dan menjadikannya tersedia secara digital. Ini boleh menjadi terutamanya bermasalah apabila berkerja dengan dokumen lama atau teks tulisan tangan, di mana input manual mungkin memakan masa dan berpotensi error. Selain itu, dokumen ini tidak dapat dicari atau diindeks selepas didigitalkan, menjadikan kerja dengan jumlah dokumen yang besar menjadi sukar. Kadang-kadang, kesalahan dapat berlaku semasa memproses tulisan tangan yang perlu diwujudkan dengan teliti. Ini menyebabkan pengurusan dokumen menjadi tidak cekap dan menghalang produktiviti dengan ketara.

Alat OCR PDF adalah solusi efisien untuk mengatasi cabaran ini. Ia menggunakan pengenalan aksara optik untuk mengekstrak teks dari dokumen fizikal dan menjadikannya tersedia secara digital. Dalam proses ini, ia boleh memproses teks yang dicetak dan ditulis dengan tangan dengan ketepatan yang tinggi. Selepas pemprosesan, alat ini menukar gambar teks menjadi teks yang boleh diubah suai, menjadikannya alat yang sempurna untuk mendigitalisasi dokumen lama atau yang ditulis tangan. Pengguna kemudian dapat membetulkan sebarang ralat yang berlaku dengan mudah. Alat ini mengimbas seluruh dokumen dan dengan bantuannya, dokumen yang telah didigitalisasi menjadi boleh dicari dan diberi indeks, yang memudahkan pengendalian dokumen dalam jumlah yang besar. Oleh itu, alat OCR PDF secara signifikan meningkatkan produktiviti dan kecekapan dalam pengurusan dokumen.