El repte consisteix a captar text de documents físics i posar-los a disposició digital. Això pot ser particularment problemàtic quan es treballa amb documents antics o texts escrits a mà, on la introducció manual pot ser laboriosa i susceptible a errors. A més, aquests documents no són cercables ni indexables després de la digitalització, la qual cosa dificulta el treball amb grans volums de documents. A vegades, durant el processament de les escriptures manuals, es poden produir errors que han de ser corregits meticulosament. Això provoca una gestió ineficient dels documents i frena significativament la productivitat.

L'eina OCR PDF és una solució eficient per afrontar aquest repte. Utilitza el reconeixement òptic de caràcters per extreure el text de documents físics i fer-lo disponible digitalment. Pot processar tant textos impresos com manuscrits amb alta precisió. Després del processament, l'eina converteix les imatges del text en text editable, convertint-se així en l'eina perfecta per a la digitalització de documents antics o manuscrits. Els usuaris poden corregir els possibles errors de manera senzilla. L'eina escaneja tot el document i amb la seva ajuda els documents digitalitzats es tornen cercables i indexables, facilitant significativament la gestió de grans volums de documents. Així, l'eina OCR PDF contribueix significativament a la millora de la productivitat i l'eficiència en la gestió de documents.