Izziv je zajeti besedilo iz fizičnih dokumentov in jih narediti digitalno dostopne. To je lahko še posebej problematično, ko delamo s starimi dokumenti ali rokopisnimi besedili, pri katerih je ročno vnašanje dolgotrajno in nagnjeno k napakam. Poleg tega ti dokumenti po digitalizaciji niso preiskovalni ali indeksirani, kar otežuje delo z velikimi količinami dokumentov. Pri obdelavi rokopisov se lahko pojavijo napake, ki jih je treba opraviti naloga popraviti. To vodi do neučinkovitega upravljanja dokumentov in močno zavira produktivnost.

OCR PDF orodje je učinkovita rešitev za obvladovanje tega izziva. Uporablja optično prepoznavo znakov za izvleček besedila iz fizičnih dokumentov in njihovo digitalizacijo. Zmožen je obdelati tako tiskane kot rokopisne tekste z visoko natančnostjo. Po obdelavi orodje pretvori slike besedila v urejevalno besedilo, kar ga naredi za popolno orodje za digitalizacijo starih ali rokopisnih dokumentov. Uporabniki lahko morebitne napake enostavno popravijo. Orodje skenira celoten dokument in z njegovo pomočjo postanejo digitalizirani dokumenti preiskljivi in indeksirani, kar bistveno olajša ravnanje z velikimi količinami dokumentov. Tako OCR PDF orodje bistveno prispeva k izboljšanju produktivnosti in učinkovitosti pri upravljanju dokumentov.