Izazov je u tome da se tekst iz fizičkih dokumenata prikupi i učini digitalno dostupnim. To može biti posebno problematično kada se radi s starim dokumentima ili rukopisnim tekstovima, pri čemu ručni unos može biti dugotrajan i podložan greškama. Osim toga, ti dokumenti nisu pretraživi ili indeksirani nakon digitalizacije, što otežava rad s velikim količinama dokumenata. Ponekad prilikom obrade rukopisa mogu nastati greške koje se moraju mukotrpno ispraviti. To dovodi do neučinkovitog upravljanja dokumentima i značajno koči produktivnost.

OCR PDF alat je učinkovito rješenje za suočavanje s ovim izazovom. Koristi optičko prepoznavanje znakova za izvlačenje teksta iz fizičkih dokumenata i njegovo digitaliziranje. Pri tome može obraditi i tiskane i rukom pisane tekstove s visokom preciznošću. Nakon obrade, alat pretvara slike teksta u uređivani tekst, čime postaje savršen alat za digitalizaciju starih ili rukom pisanih dokumenata. Korisnici mogu lako ispraviti eventualne nastale pogreške. Alat skenira cijeli dokument i uz njegovu pomoć digitalizirani dokumenti postaju pretraživi i indeksirani, što znatno olakšava rukovanje velikim količinama dokumenata. Tako OCR PDF alat značajno doprinosi poboljšanju produktivnosti i učinkovitosti u upravljanju dokumentima.