A kihívást az jelenti, hogy fizikai dokumentumokból szövegeket kell rögzíteni és digitálisan elérhetővé tenni. Ez különösen problematikus lehet, ha régi dokumentumokkal vagy kézírásos szövegekkel dolgozunk, amelyeknél a manuális bevitel időigényes és hibalehetőséget rejt magában. Ráadásul ezek a dokumentumok a digitalizálás után nem kereshetőek vagy indexelhetőek, ami megnehezíti a nagy mennyiségű dokumentum kezelését. A kézírások feldolgozása során időnként hibák léphetnek fel, amelyeket fáradságosan kell javítani. Mindez hatástalan dokumentumkezeléshez vezet és jelentősen gátolja a produktivitást.

Az OCR PDF-eszköz eredményes megoldást nyújt ennek a kihívásnak a kezelésére. Optikai karakterfelismerést alkalmaz, hogy szövegeket nyerjen ki fizikai dokumentumokból és digitálisan elérhetővé tegye őket. Képes egyaránt kezelt és nyomtatott szövegek magas pontosságú feldolgozására. A feldolgozás után az eszköz a szöveg képeit szerkeszthető szöveggé alakítja át, így tökéletes eszközzé válik régi vagy kézírásos dokumentumok digitalizálására. A felhasználók ezután könnyen javíthatnak minden esetlegesen felmerülő hibát. Az eszköz beolvassa a teljes dokumentumot, és segítségével a digitalizált dokumentumok kereshetővé és indexelhetővé válnak, ami jelentősen megkönnyíti a nagy dokumentummennyiséggel való bánásmódot. Így az OCR PDF-eszköz jelentősen hozzájárul a dokumentumkezelés hatékonyságának és termelékenységének javításához.