Η πρόκληση έγκειται στο να καταγράφουμε κείμενο από φυσικά έγγραφα και να τα κάνουμε ψηφιακά διαθέσιμα. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα προβληματικό, όταν εργαζόμαστε με παλιά έγγραφα ή χειρόγραφα κείμενα, στα οποία μια χειρωνακτική εισαγωγή μπορεί να είναι χρονοβόρα και επιρρεπής σε λάθη. Επιπλέον, αυτά τα έγγραφα δεν είναι αναζητήσιμα ή ευρετηριαζόμενα μετά την ψηφιοποίηση, γεγονός που δυσκολεύει την εργασία με μεγάλες ποσότητες εγγράφων. Ενίοτε, μπορούν να συμβούν λάθη κατά την επεξεργασία των χειρόγραφων, τα οποία πρέπει να διορθωθούν με κόπο. Αυτό οδηγεί σε αναποτελεσματική διαχείριση εγγράφων και εμποδίζει σημαντικά την παραγωγικότητα.

Το εργαλείο OCR PDF είναι μια αποτελεσματική λύση για την αντιμετώπιση αυτής της πρόκλησης. Χρησιμοποιεί την οπτική αναγνώριση χαρακτήρων για την εξαγωγή κειμένου από φυσικά έγγραφα και την ηλεκτρονική του διαθεσιμότητα. Μπορεί να επεξεργαστεί εξίσου κείμενα εκτυπωμένα και χειρόγραφα με υψηλή ακρίβεια. Μετά την επεξεργασία, το εργαλείο μετατρέπει τις εικόνες του κειμένου σε επεξεργάσιμο κείμενο, κάνοντάς το το τέλειο εργαλείο για την ψηφιοποίηση παλιών ή χειρόγραφων εγγράφων. Οι χρήστες μπορούν στη συνέχεια να διορθώσουν εύκολα τυχόν λάθη. Το εργαλείο σαρώνει το σύνολο του εγγράφου και με την βοήθειά του, τα ψηφιακά έγγραφα γίνονται αναζητήσιμα και ευρετηριαζόμενα, διευκολύνοντας σημαντικά την διαχείριση μεγάλων όγκων εγγράφων. Έτσι, το εργαλείο OCR PDF συμβάλλει σημαντικά στην βελτίωση της παραγωγικότητας και της αποδοτικότητας στη διαχείριση εγγράφων.