ความท้าทายคือการจับข้อความจากเอกสารที่มีรูปทรงและทำให้สามารถใช้งานในรูปแบบดิจิตอลได้ สิ่งนี้อาจเป็นปัญหามาก เมื่อทำงานกับเอกสารเก่าหรือข้อความที่เขียนด้วยมือซึ่งการป้อนข้อมูลด้วยมืออาจทำเสียเวลาและเสี่ยงที่จะผิดพลาด นอกจากนี้เอกสารเหล่านี้หลังจากถูกแปลงเป็นรูปแบบดิจิตอลแล้วจะไม่สามารถค้นหาหรือจัดทำดัชนีได้ ซึ่งทำให้งานกับปริมาณเอกสารที่มากยากขึ้น มันจะสามารถเกิดข้อผิดพลาดในการประมวลผลข้อความเขียนด้วยมือที่ต้องกำจัดอย่างยากบาป สิ่งนี้ทำให้การจัดการเอกสารไร้ประสิทธิภาพและยับยั้งการทำงานอย่างมาก

เครื่องมือ OCR PDF เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการรับมือกับความท้าทายนี้ โดยใช้การรู้จำตัวอักษรแบบออปติคอลในการดึงข้อความออกจากเอกสารทางกายภาพ และทำให้สามารถใช้งานได้แบบดิจิตอล ดังนั้น สามารถใช้งานทั้งข้อความที่พิมพ์และเขียนด้วยมือโดยมีความแม่นยำสูง หลังจากการประมวลผล เครื่องมือนี้จะแปลงภาพของข้อความเป็นข้อความที่สามารถแก้ไขได้ ทำให้เป็นเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับการดิจิทัศน์เอกสารเก่าหรือเอกสารที่เขียนด้วยมือ ผู้ใช้จึงสามารถแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นได้ง่าย ดังนั้น ระบบจะสแกนเอกสารทั้งหมดและด้วยความช่วยเหลือจากมัน เอกสารดิจิตอลจะสามารถค้นหาและสร้างดรรชนีให้ ทำให้การจัดการกับปริมาณเอกสารที่มากมายกลายเป็นเรื่องง่ายขึ้น ด้วยวิธีนี้ เครื่องมือ OCR PDF ได้มีส่วนสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการจัดการเอกสาร