Izaicinājums ir iegūt tekstu no fiziskiem dokumentiem un padarīt tos digitāli pieejamus. Tas var būt īpaši problēmatiski, strādājot ar veciem dokumentiem vai ar roku rakstītiem tekstiem, kuru manuāla ievada process var būt laikietilpīgs un pakļauts kļūdām. Turklāt, pēc digitalizācijas, šie dokumenti nav meklējami vai indeksējami, kas apgrūtina darbu ar lielu dokumentu apjomu. Dažkārt, apstrādājot roku rakstus, var rasties kļūdas, kas jālabo ar lielu piepūli. Tas noved pie neefektīvas dokumentu pārvaldības un ievērojami kavē produktivitāti.

OCR PDF rīks ir efektīvs risinājums šādas problēmas risināšanā. Tas izmanto optisko rakstzīmju atpazīšanu, lai izvelk tekstus no fiziskiem dokumentiem un tos padara digitāli pieejamus. Tas var apstrādāt gan drukātus, gan rakstāmus tekstus ar lielu precizitāti. Pēc apstrādes, rīks pārveido teksta attēlus par rediģējamu tekstu, padarot to par perfektu instrumentu veco vai rakstāmo dokumentu digitalizēšanai. Lietotāji var viegli labot jebkādas radušās kļūdas. Rīks skenē visu dokumentu un ar tā palīdzību digitalizētie dokumenti kļūst meklējami un indeksējami, kas ievērojami atvieglo darbu ar lielu dokumentu skaitu. Tādējādi OCR PDF rīks būtiski sekmē produktivitātes un efektivitātes uzlabošanu dokumentu pārvaldībā.