Thách thức đó là việc thu thập văn bản từ tài liệu vật lý và chuyển chúng thành dạng số hóa. Điều này có thể gặp rắc rối đặc biệt khi làm việc với các tài liệu cũ hoặc văn bản viết tay, trong đó việc nhập dữ liệu thủ công có thể tốn nhiều thời gian và dễ mắc lỗi. Hơn nữa, sau khi số hóa, các tài liệu này không thể tìm kiếm hoặc đánh chỉ mục, gây khó khăn trong việc làm việc với lượng lớn tài liệu. Đôi khi, trong quá trình xử lý chữ viết tay, có thể xảy ra lỗi cần phải được sửa chữa công phu. Điều này dẫn đến việc quản lý tài liệu không hiệu quả và đáng kể ức chế sự năng suất.

Công cụ OCR PDF là một giải pháp hiệu quả để đối phó với thách thức này. Nó sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học để trích xuất văn bản từ các tài liệu vật lý và làm cho chúng có thể sử dụng số hóa. Khả năng của nó bao gồm việc xử lý cả văn bản in ấn và văn bản viết tay với độ chính xác cao. Sau khi xử lý, công cụ này chuyển đổi hình ảnh chứa văn bản thành văn bản có thể chỉnh sửa, biến nó thành công cụ lý tưởng để số hóa các tài liệu cũ hoặc viết tay. Người dùng sau đó có thể sửa bất kỳ lỗi nào có thể phát sinh một cách dễ dàng. Công cụ này quét toàn bộ tài liệu và với sự giúp đỡ của nó, các tài liệu được số hóa trở nên dễ tìm kiếm và có thể lập chỉ mục, điều này làm dễ dàng việc tìm kiếm qua số lượng lớn tài liệu. Do đó, công cụ OCR PDF góp phần đáng kể vào việc cải thiện năng suất và hiệu quả trong quản lý tài liệu.