Výzvou je zachytiť text z fyzických dokumentov a sprístupniť ich v digitálnej forme. To môže byť obzvlášť problematické, keď pracujete so starými dokumentmi alebo rukopisnými textami, pri ktorých môže byť manuálne zadávanie časovo náročné a náchylné na chyby. Navyše, tieto dokumenty nie sú po digitalizácii prehľadávateľné alebo indexovateľné, čo sťažuje prácu s veľkými množstvami dokumentov. Pri spracovaní rukopisov môžu niekedy vzniknúť chyby, ktoré musia byť náročne opravované. Toto vedie k neefektívnej správe dokumentov a výrazne brzdí produktivitu.

OCR PDF nástroj je efektívnym riešením pre zvládnutie tejto výzvy. Používa optické rozpoznávanie znakov na extrakciu textu z fyzických dokumentov a jeho digitalizáciu. Dokáže spracovať tlačený aj rukou písaný text s vysokou presnosťou. Po spracovaní nástroj premení obrázky textu na editovateľný text, čím sa stáva perfektným nástrojom na digitalizáciu starých alebo rukou písaných dokumentov. Používatelia potom môžu ľahko opraviť akékoľvek chyby. Nástroj skenuje celý dokument a s jeho pomocou sú digitalizované dokumenty prehľadávateľné a indexovateľné, čo výrazne uľahčuje zaobchádzanie s veľkým množstvom dokumentov. Takýmto spôsobom OCR PDF nástroj prispieva k výraznému zlepšeniu produktivity a efektívnosti pri správe dokumentov.