Tantangannya adalah dalam menangkap teks dari dokumen fisik dan membuatnya tersedia secara digital. Ini bisa menjadi masalah khusus ketika berurusan dengan dokumen lama atau teks tulisan tangan, di mana entri manual bisa memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Selain itu, dokumen ini tidak dapat dicari atau diindeks setelah digitalisasi, yang mempersulit kerja dengan volume dokumen yang besar. Kadang-kadang, kesalahan dapat terjadi saat memproses tulisan tangan, yang harus diperbaiki dengan susah payah. Ini mengakibatkan pengelolaan dokumen yang tidak efisien dan secara signifikan menghambat produktivitas.

Alat OCR PDF adalah solusi efisien untuk mengatasi tantangan ini. Alat ini menggunakan pengenalan karakter optik untuk mengekstrak teks dari dokumen fisik dan membuatnya tersedia dalam format digital. Alat ini dapat memproses teks yang dicetak maupun tulisan tangan dengan tingkat presisi yang tinggi. Setelah pemrosesan, alat ini mengubah gambar teks menjadi teks yang dapat diedit, menjadikannya alat sempurna untuk digitalisasi dokumen lama atau tulisan tangan. Pengguna kemudian dapat memperbaiki kesalahan yang mungkin terjadi dengan mudah. Alat ini memindai seluruh dokumen dan dengan bantuannya, dokumen yang telah didigitalisasi menjadi dapat dicari dan diindeks, yang sangat memudahkan penanganan sejumlah besar dokumen. Dengan demikian, alat OCR PDF ini memberikan kontribusi besar terhadap peningkatan produktivitas dan efisiensi dalam pengelolaan dokumen.