Haasteena on tekstien tallentaminen fyysisistä dokumenteista ja niiden muuttaminen digitaalisesti saataville. Tämä voi olla erityisen ongelmallista, kun työskennellään vanhojen dokumenttien tai käsinkirjoitettujen tekstien kanssa, joissa manuaalinen syöttö voi olla aikaa vievää ja altista virheille. Lisäksi nämä dokumentit eivät ole haettavissa tai indeksoitavissa digitalisoinnin jälkeen, mikä vaikeuttaa suurten dokumenttimäärien käsittelyä. Käsinkirjoitusten käsittelyssä voi joskus ilmetä virheitä, jotka on korjattava työläästi. Tämä johtaa tehottomaan dokumenttien hallintaan ja hidastaa merkittävästi tuottavuutta.

OCR PDF-työkalu on tehokas ratkaisu tämän haasteen kohtaamiseen. Se käyttää optista merkintunnistusta tekstien poimimiseen fyysisistä dokumenteista ja tekemään niistä digitaalisesti saatavilla. Työkalu pystyy käsittelemään sekä painettuja että käsinkirjoitettuja tekstejä korkealla tarkkuudella. Käsittelyn jälkeen työkalu muuntaa tekstiä sisältävät kuvat muokattavaksi tekstiksi, mikä tekee siitä täydellisen välineen vanhojen tai käsinkirjoitettujen dokumenttien digitalisointiin. Käyttäjät voivat sitten korjata mahdollisesti ilmenevät virheet helposti. Työkalu skannaa koko dokumentin, ja sen avulla digitoituja dokumentteja voidaan hakea ja indeksoida, mikä helpottaa suuresti suurten dokumenttimäärien käsittelyä. Näin OCR PDF-työkalu edesauttaa merkittävästi tuottavuuden ja tehokkuuden parantamista dokumenttien hallinnassa.