Tantangan terletak pada mengekstraksi dan mendigitalisasi teks dari dokumen fisik. Hal ini bisa terjadi terutama ketika bekerja dengan dokumen lama atau teks dari gambar. Dokumen ini menjadi jauh lebih sulit untuk diedit dan dicari karena entri tulisan tangan atau ketik. Kesalahan yang terjadi akibat pengolahan tulisan tangan seringkali sulit untuk diperbaiki. Oleh karena itu, bisa menjadi sulit untuk memproses informasi dengan efisien, yang mempengaruhi produktivitas dan efektivitas dalam manajemen dokumen.

Alat OCR PDF ini memungkinkan untuk memindai dokumen fisik dan mengenali serta mendigitalisasi teks yang ada di dalamnya. Dengan kemampuan pengenalan karakter optiknya, alat ini mampu mencakup bahkan teks dari dokumen atau gambar lama. Bahkan entri yang ditulis tangan atau diketik, yang biasanya sulit untuk diedit dan dicari, diubah menjadi teks yang dapat disunting. Kesalahan apa pun yang terjadi saat memproses tulisan tangan dapat dengan mudah diperbaiki. Teks yang dipindai dan dikenali kemudian dikonversi menjadi PDF sehingga dapat dicari dan diindeks. Hal ini meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan dokumen dan berkontribusi pada peningkatan produktivitas. Bahkan dalam kondisi tulisan tangan yang tidak jelas, alat OCR PDF ini memberikan hasil yang akurat karena presisi tingginya.