Það sem veldur vandraðanum er að afkenna texta úr PDF-skjölum sem eru í raun myndir, vinna úr honum og breyta honum í yfirfærðan texta. Þetta gæti gerst, til dæmis ef gamlar skrár hafa verið staflaðar eða ef texti þarf að vera unninn úr myndbundnum heimildum. Hér er nauðsynlegt að forrit geti kennt við prentaðan, handskrifaðan eða sleginn texta og breytt honum samkvæmt því. Í því felst m.a. að gera leiðréttingar sem gætu komið upp í úrvinnslu handritanna, auk þess að tryggja nákvæmni svo lengi sem upprunalega handritið er skýrt. Þetta vandamál hefur mikil áhrif á skilvirkni og afköst við skjalastjórnun.

OCR PDF-tólið leysir þetta vandamál með því að nota ljóslestur til að taka texta úr PDF skjölum og breyta honum í ritvinnsluhæfan texta. Þannig er hægt að vinna úr textum úr digitaliseruðum, gömlum skjölum og myndbundnum heimildum. Forritið þekkir bæði texta sem er skrifaður á lyklaborðið, handskrifinn texti og prentaður texti. Að auki leyfir OCR PDF-tólið að leiðrétta hugsanleg villur sem gætu hafa komið fram við vinnslu handskriftanna og tryggir nákvæmni, svo lengi sem upprunalega handskriftin er skýr. Heildarskjalið er skannað og textinn breyttur samkvæmt, til að gera hann leitbar og innan við röðun, sem auðveldar vinnuna með stór skjöl. Þannig að OCR PDF-tólið hefur mikinn þátt að taka í aðgerðum sem bæta frammistöðu og skilvirkni í skjalamennslu.