הקושי הוא לחלץ טקסט מקבצי PDF שהם למעשה תמונות, ולהמיר אותם לטקסט ניתן לעריכה. זה יכול לקרות, למשל, אם מישהו דיגיטליזיר תעודות ישנות או צריך לעבד טקסטים ממקורות מבוססים-תמונה. במקרה זה תוכנה צריכה להיות מסוגלת לזהות טקסט שהוקלד, נכתב ביד או הודפס, ולהמיר אותו בהתאם. בנוסף, עליה להיות מסוגלת לבצע תיקוני טעויות שיכולים להתרחש כתוצאה מעיבוד הכתוב ביד, או להבטיח דיוק גבוה, כל עוד הכתוב המקורי ברור. בעיה זו משפיעה באופן חמור על היעילות והתוצרתיות בניהול המסמכים.

כלי PDF OCR מפתר את הבעיה זו על ידי שימוש בזיהוי אופטי של תווים לחילוץ טקסטים מקבצי PDF והמרתם לטקסט הניתן לעריכה. ייתכן ויעבדו טקסטים ממסמכים עתיקים שהונדסו וממקורות מבוססי תמונה. התוכנה מזהה טקסטים שהוקלדו, כתובי יד ומודפסים. בנוסף, כלי PDF OCR מאפשר תיקון שגיאות אפשריות שיכולו להיגרם כתוצאה מעיבוד הכתוביות, ומבטיח דיוק גבוה כל עוד הכתובית המקורית ברורה. כל המסמך נסרק והטקסט מומר בהתאם כדי להפוך אותו לניתן לחיפוש ואינדקסציה, מה שמקל על העבודה עם מסמכים גדולים. כך, כלי PDF OCR תורם משמעותית לשיפור היכולת והיעילות בניהול מסמכים.