Svårigheten ligger i att extrahera text från PDF-filer, som egentligen är bilder, och omvandla den till redigerbar text. Detta kan hända till exempel när man har digitaliserat gamla dokument eller måste bearbeta texter från bildbaserade källor. I detta fall måste en programvara kunna känna igen maskinskriven, handskriven eller tryckt text och omvandla den i enlighet med detta. Dessutom bör det vara möjligt att utföra felkorrigeringar som kan ha uppstått genom bearbetning av handskrifter, samt en hög precision bör garanteras så länge den ursprungliga handstilen är tydlig. Detta problem påverkar produktiviteten och effektiviteten inom dokumenthanteringen avsevärt.

OCR PDF-verktyget löser detta problem genom att använda optisk teckenigenkänning för att extrahera text från PDF-filer och omvandla den till redigerbar text. Det är därför möjligt att bearbeta texter från digitaliserade gamla dokument och bildbaserade källor. Programvaran erkänner både maskinskriven, handskriven och tryckt text. Dessutom tillåter OCR PDF-verktyget eventuella fel som kan ha uppstått under bearbetningen av handskrifterna att korrigeras och garanterar hög precision, så länge den ursprungliga handstilen är tydlig. Hela dokumentet skannas och texten omvandlas i enlighet därmed för att göra den sökbar och indexerbar, vilket underlättar arbetet med stora dokument. Således bidrar OCR PDF-verktyget aanzvärt till förbättrad produktivitet och effektivitet i dokumenthanteringen.