ความยากของการดำเนินงานคือการสกัดข้อความจากไฟล์ PDF ที่เป็นรูปภาพจริงๆ แล้วเปลี่ยนให้เป็นข้อความที่สามารถแก้ไขได้ สิ่งนี้เป็นไปได้หากคุณดิจิตอลไฟล์เอกสารเก่าหรือต้องทำการประมวลผลข้อความจากแหล่งข้อมูลที่มาจากรูปภาพ โซฟต์แวร์ที่ต้องใช้ต้องสามารถรู้จำข้อความที่พิมพ์ ส่งเขียน หรือพิมพ์ออกมาและเปลี่ยนให้เป็นข้อความที่ต้องการตามกรณี นอกจากนี้ความแม่นยำในการแก้ไขข้อผิดพลาดจากการประมวลผลพวกด้วยมือที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงานและปรับปรุงการทำงานให้มีประสิทธิภาพสูงต่อเนื่องทั้งนี้เขี้ยวข้องกับสัญญาณจากมือที่เดิมที่ชัดเจนอยู่ครั้งหนึ่ง ปัญหาเหล่านี้ส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพในการจัดการเอกสารอย่างมาก

เครื่องมือ OCR PDF แก้ไขปัญหานี้โดยใช้การรู้จำอักษรทางภาพเพื่อดึงข้อความจากไฟล์ PDF และแปลงมันเป็นข้อความที่สามารถแก้ไขได้ ดังนั้นจึงสามารถประมวลผลข้อความจากเอกสารที่ถูกดิจิตอลไอส์และแหล่งข้อมูลที่มาจากรูปภาพ ซึ่งซอฟต์แวร์สามารถรู้จำข้อความที่พิมพ์ ที่เขียนด้วยมือ และที่พิมพ์ออกมา เช่นเดียวกับที่เครื่องมือ OCR PDF ช่วยใการแก้ไขความผิดพลาดใด ๆ ที่อาจเกิดจากการประมวลผลที่เขียนมือและรับประกันความแม่นยำสูงในขณะที่มีการเขียนมือที่ชัดเจน ทั้งหมดของเอกสารจะถูกสแกนและข้อความจะถูกแปลงเพื่อให้สามารถค้นหาและทำดัชนีได้ ซึ่งทำให้ทำงานกับเอกสารขนาดใหญ่ง่ายขึ้น ดังนั้นเครื่องมือ OCR PDF มีส่วนสำคัญในการปรับปรุงผลผลิตและประสิทธิภาพในการจัดการเอกสาร